不少公司觉着业务最重要，合同管理差不多就行，结果打官司时拿不出材料来。情理和法理都赢了，输在没证据上。
我见过不少公司，业务不小每年赚几千万往上，可材料归档基本没人负责。遇到案子来找律师，电子版材料看了一圈赢面很大，但就是找不到合同原件。文章源自falvbiji.com远川行笔记-https://www.falvbiji.com/161.html
只有复印件的话，我觉着行，法官觉着不行。要是签完委托，开庭前才发现这一出，痛苦的就是我了。文章源自falvbiji.com远川行笔记-https://www.falvbiji.com/161.html
下面是材料归档的基本要领，有一个基本的归档制度，是为了公司好。文章源自falvbiji.com远川行笔记-https://www.falvbiji.com/161.html
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1、什么是原件（重要）
从这一点开始，就要各位引起足够的注意。这里说的是留什么材料有用。文章源自falvbiji.com远川行笔记-https://www.falvbiji.com/161.html
签署行为原始发生的纸质载体、原始电子记录等。不是扫描件，不是纸质复印件，也不是照片，照片的扫描件就更不行。文章源自falvbiji.com远川行笔记-https://www.falvbiji.com/161.html
人和人的理解不能一概而论，你要按法律来，就听我的。文章源自falvbiji.com远川行笔记-https://www.falvbiji.com/161.html
2、必须保留至少一份原件
为什么一般都会约定“一式X份”，因为所有签署人都要留一份。文章源自falvbiji.com远川行笔记-https://www.falvbiji.com/161.html
不止是合同，一些补充协议，合同变更申请之类的也是一样，无论如何也要留一份原件。很多时候是你说不清楚，对方能说清楚，但他不想说。文章源自falvbiji.com远川行笔记-https://www.falvbiji.com/161.html
打官司不是打辩论赛，口头说的再通顺，也比不上白纸黑字一纸证据。文章源自falvbiji.com远川行笔记-https://www.falvbiji.com/161.html
3、关键材料留痕迹
很多业务交流都是通过微信对话，正规一些的，会发公司邮件。
邮件相对正规，尤其是“@公司后缀”的邮箱，直接就可以确定发信人所属公司。
但实务上为了方便，多数还是用微信来往。业务员对接的人多，文件也多，就需要经常备份微信记录。一两年前的争议，因为关键对话记录丢失而棋差一招的情况很多。
尽可能留存对方的身份证、名片，照片也可以，用来佐证对方人员的身份。
对方发来一张名片，不仅可以证明这个微信号属于谁，而且证明他代表什么公司。
因为你聊天的这个微信账号，对法官来说，不一定就是你指的这个人和公司。
4、至少保留扫描件的材料
我方盖章的、对合同履行有用的所有材料，比如像“请款书”、“确认单”、“工作联系单”等等，必须保留电子版。
而且，发出去的快递，一定记录快递号，对方收到快递的记录截图，网页查询截图就足够。
不要等发出去之后，只留一个word版本，法官可分不出这玩意是不是你现写的。
5、对方人员签字证明的文件
首先，这种材料不一定有效，只有盖公章才最稳妥。
拒绝盖公章，最起码让对方公司给签字人出一份带公章的具体委托书。
如果上面两条都做不到，这份文件法律认定肯定有困难。
签字文件保留原件，也要记得收集能够核实签字人身份、签字人与对方公司关系的证明。
6、小心换人履行合同
这种情况属于典型的大意吃暗亏。
比如：我们和A公司签主合同，但后来A让B来履行。这种情况下一定要拿到A出具的、对B的具体授权委托。
要不然发生争议时，我们只和B达成了一系列的验收单，A反而隐身，我们就说不清楚了。
面对混乱的履行文件，法院很可能不认可我们的履约行为，比如不认货物已经给了A、不认设备安装通过了A的验收等。
因为我们都是和B履行的，虽然A没有表态，但也很难算是默许。
要小心这种没有授权的帽子戏法。A通过这种方式留了一手，没严谨向签订人履行的我们公司就要吃暗亏了。
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